Taakverdeling: wie doet er wat?

Als DIY band doe je natuurlijk alles zelf, maar doe je wel alles? En wie doet er dan wat? Een goede planning en duidelijke afspraken zorgen ervoor dat je als band het onderste uit de kan kunt halen.

Iedereen, Iemand en Niemand
Er waren eens drie mensen: Iedereen, Iemand en Niemand. Op een dag moest er een belangrijke opdracht worden vervuld. Iedereen dacht dat Iemand die taak wel op zich zou nemen. Hoewel Iedereen de opdracht kon vervullen, deed Niemand het. Daarom werd Iedereen boos op Iemand. Het was zíjn taak en nu had Niemand die uitgevoerd!
Emiel Kort, ProcesDoen

Rollenverdeling

Er zijn legio bands die, als ik vraag wie de boekingen doet, zeggen dat iedereen het een beetje doet. Vaak komt dat er in de praktijk op neer dat het niet gebeurt of halfslachtig. In The Legendary Orchestra Of Love benutten wij de kwaliteiten van de afzonderlijke leden op een zeer effectieve manier. Jasper regelt de financiën en bemoeit zich met de social media, Jan-Jaap ontfermt zich over de vormgeving en Mike regelt alle boekingen. Natuurlijk denken we allemaal mee in onze maandelijkse vergadering over elkaars portefeuilles, maar het werk wordt uitgevoerd door de daarvoor aangewezen persoon.

Doordat de rollen duidelijk zijn en iedereen zich kan focussen op het werk waar hij goed in is en waar hij ook nog plezier aan beleeft, wordt het werk ook echt gedaan en krijgen we nooit te maken met bovenstaande situatie. Dit voorkomt een hoop ergernissen en werk blijft over het algemeen niet liggen, omdat Iemand het zou doen, maar Niemand het deed.

Deadlines

Elke eerste zondag van de maand hebben we een vergadering om alle actiepunten door te nemen. We hebben in onze drive een actiepunten lijst met de naam van de persoon die de actie zou uitvoeren en de deadline wanneer het uitgevoerd moet zijn. Als de taak is uitgevoerd kan die persoon dat afvinken in de spreadsheet. Dat is heel overzichtelijk en voor iedereen inzichtelijk. Als er dan iets blijft liggen, weten we wie erop aangesproken kan worden en kan het in de volgende vergadering opgepakt worden.

De notulen van een vergadering beperken we dan ook vaak gewoon tot alleen maar actiepunten voor de To-Do list. Dat voorkomt onoverzichtelijke lange notulen waarin met op zoek moet naar wat er nou eigenlijk door wie gedaan moest worden. Daarnaast worden notulen vaak maar een keer gelezen (of soms niet eens) en daarna verdwijnen ze in de donkere krochten van je inbox.

Vergaderen

Zoals je hebt gelezen hierboven vergaderen we standaard 1x per maand. Er valt genoeg te bespreken tijdens zo’n vergadering. Het is nooit een vergadering om het vergaderen en gaat ook vaak gepaard met een lekker hapje en drankje. Zo’n vergadering zorgt ervoor dat iedereen constant met de neuzen dezelfde kant op staan en dat er geen zaken zo lang blijven liggen dat het uiteindelijk te laat is.

Maak van vergaderen dus een gewoonte. Je bent als band toch een soort bedrijf en veel muzikanten willen toch vaak verder komen met de muziek dan telkens dezelfde kroegen in en rondom de thuisstad. Effectief vergaderen is dan echt een noodzaak. Het komt allemaal niet vanzelf.

Maar Wat Als …

Wij zitten in de luxe positie dat alle bandleden toevallig kwaliteiten hebben die elkaar aanvullen. Wellicht heb je zelf als band niet die luxe positie en is er bijvoorbeeld niemand die weet hoe je boekingen moet aanpakken of is er geen goeie vormgever in de band. Gelukkig zijn er mensen die dat wel kunnen en kun je iemand binnen je band verantwoordelijk maken om contacten te onderhouden met derden die je nodig hebt voor die zaken.

Je kunt natuurlijk ook altijd kijken of bandleden bereid zijn tot het volgen van cursussen, workshops of lezingen om zo de juiste kwaliteiten te ontwikkelen. Als Rotterdammer heb je het geluk dat de Popunie er is. De Popunie verzorgt sowieso de meet-the-pro sessies waar je allerhande tips krijgt over hoe je bijvoorbeeld je social media op orde krijgt of hoe je meer geboekt kunt worden. Alle verslagen van deze sessies zijn terug te vinden op de site. Ook adviseren we om af en toe gewoon eens een praatje te maken bij de Popunie, want zij hebben de knowhow om je verder te helpen.

Hoe is bij jou in de band de taakverdeling? Zijn er taken die je door anderen laat doen? Vergaderen jullie op vaste moment? Laat het me hieronder weten!

Dikke Mike

DikkeMike

Over de auteur: 'Dikke' Mike Michels is bassist, zanger en liedjesschrijver bij The Legendary Orchestra Of Love. Voor Bodacious schrijft hij blogs. Hij organiseert diverse festivals in Rotterdam en doet de boekingen voor de acts van Bodacious.