Afspraken rondom een boeking

DikkeMike
juni 24, 2019
Boekingen

Zorg dat je in de aanloop naar je optreden alles goed overlegt met de zaal. Antwoord rap en vriendelijk als de zaal informatie van je wil hebben. Laat geen dagen of soms zelfs weken op je antwoord wachten.

Delen van dit blog verschenen eerder in een gecombineerd artikel op de site van de Popunie, onder de titel Podiumkunsten: een koud kunstje.

Kort bericht is prima

Tegenwoordig hebben de meeste mensen allemaal internet op hun telefoon en kun je overal even een kort bericht terug sturen, zelfs als het antwoord is dat je er op een later moment op terug komt. Ook op Facebook Messenger is het goed om zo snel mogelijk te antwoorden. Het platform houdt je response-tijd bij (voor pagina’s). Ik vind het zelf altijd netjes om te zien als er bij een band staat dat de response rate boven de 90% ligt. Dat geeft aan dat er gemiddeld binnen twee uur geantwoord wordt.

Voor wat betreft de informatieverstrekking is het handig om een callsheet te overleggen met daarin alle gegevens omtrent backline, stageplan (b.v. via MyStagePlan) betaling, drankjes, parkeergelegenheden, tijdsplanning en allerlei andere praktische info. Deze kun je eventueel samen met de zaal invullen of wellicht heeft de zaal er zelf al een. Op die manier voorkom je latere (soms kostbare) misverstanden over gage, over aanwezige backline, over de rekening van de drank, etc.

Actueel promotiemateriaal

Zorg dat de informatie over je band die je online beschikbaar stelt of verstuurt up-to-date is en er professioneel uitziet en gericht is op het publiek dat de zaal en jouw band trekt. Een biografie in het Engels sturen is leuk, maar als de doelgroep bestaat uit Nederlands sprekende mensen, dan is dat natuurlijk niet nodig en kan het zelfs storend zijn.

Een mooie, professionele bandfoto is ook een pre. Een live foto gemaakt met een mobieltje in een schemerige ruimte is leuk voor je familie en vrienden, maar het ziet er erg onprofessioneel uit naar een zaal en de buitenwereld toe.

Geen bijlages! Gebruik een EPK

Benader je een zaal voor boekingen, stuur dan nooit een bijlage mee! Ten eerste raken deze soms kwijt op het moment dat je meerdere mailtjes over en weer stuurt. De belangrijkste reden is echter de limiet van de mailbox van de programmeur. Ga er maar vanuit dat een beetje programmeur toch zeker tientallen mails per week krijgt. Als iedereen een bijlage toevoegt van 1 Mb, reken dan zelf maar uit hoe snel er 1.000 Mb in de mailbox zit. Superirritant en je scoort dus geen punten.

Werk liever met een EPK: een Electronic Press Kit of simpel de Elektronische PersKit. Dit is een verzameling nuttige documenten dat je ergens online zet. Gebruik bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox en deel de link in je mailbericht of FB-chat. In de EPK zet je je biografie, een of meer sprekende foto’s, je stageplan en eventueel je logo of zelfs muziek- of videobestanden.

Jouw ervaring

Hoe onderhoud jij contact met programmeurs? Via de mail, via Facebook, via Whatsapp? En wat zit er in je EPK? Deel je tips in de comments!

Dikke Mike & Jasper van Vugt

DikkeMike

Over de auteur: 'Dikke' Mike Michels is bassist, zanger en liedjesschrijver bij The Legendary Orchestra Of Love. Voor Bodacious schrijft hij blogs. Hij organiseert diverse festivals in Rotterdam en doet de boekingen voor de acts van Bodacious.